Lathund för en termin i barnverksamheten

Planera 

• Träffa övriga ledare i din grupp och bestäm vilka datum och tider ni ska ses varje termin. Alla grupper bör ses vid ca 6-7 tillfällen per termin och Strövare/ Lufsare bör inkludera en övernattning. Antalet tillfället kan enstaka termin vara färre. För att kunna skapa äventyret på webben behöver ni ha bestämt plats, datum och tider. 
• Meddela barn.sssk@friluftsframjandet.se om ni behöver ledarförstärkning i gruppen. Vi arbetar med kölistan även för att hitta fler ledare till antingen nya grupper eller för att förstärka existerande grupper. 
• Gör en terminsplanering där ni bestämmer vad ni ska göra på de olika träffarna och vem som harhuvudansvar varje gång. Vill du ha tips hittar du material på www.friluftsframjandet.se (under verktyg och materialbank i inloggat läge)  
• Fundera på hur ni vill använda budget se Avgifter & Budget för detaljer. 
• Observera att ni behöver uppvisa ett registerutdrag från Polisen vart tredje år innan ni sätter igång, för mer info se Säkerhet. 

Skapa äventyr 

• Det är dags att skapa aktiviteten (äventyret)på hemsidan. Du kan välja att göra allting själv eller ta hjälp av Grenledaren/Admin. Om du vill ha hjälp kontaktar du barn.sssk@friluftsframjandet.se Om du vill ha hjälp gör du en aktivitet på hemsidan som du sparar som ”utkast”, det vill säga publicera inte.  
• Hade du en aktivitet förra terminen kan du gå till ”genomförda aktiviteter” och sedan kopiera äventyret från förra terminen. Glöm inte att använda funktionen ”förtursanmälan”! Om din grupp byter från Skogsmulle till Strövare så kan du inte kopiera äventyret utan du måste då göra ett nytt äventyr, detta eftersom det annars inte kommer bli registrerat som en aktivitet för Strövare. 
• Gör också en kort beskrivning över vad ni ska göra under terminen och annan information som kan behövas tex om ni bjuder på fika eller om de förväntas ha med sig det till träffarna. Om du kopierat från föregående termin, glöm inte att dubbelkolla texten så att det inte står sådant som gällde förra terminen. 
• Lägg till obligatoriska frågor om fotografering, allergier och funktionsvariationer så har ni allt sånt dokumenterat. 
• Välj att lägga äventyret som dolt fram till ett datum där alla som har förtur har hunnit anmäla sig. (under punkt 6. ytterligare val kring anmälan) 
• Sätt sista datum för anmälan till 30 juni resp 31 dec- för att äventyret ska synas hela våren oavsett om det är fullbokat. (Sista datum för förtur får ni skriva i mailet till de som ska anmäla sig, det är alltså inte samma) 

Skicka ut platserbjudande 

• Anmäl ledarbarn manuellt i äventyret och markera dem för kontakt betalning. 
• Skicka länk till äventyret till de som ska ha förtur (tidigare deltagare i gruppen) och be dem anmäla och betala så är betalning fixad direkt. Dvs, anmäl INTE dem manuellt för det är alltid någon som "glömmer" att betala och då ramlar de bort och så måste ni lägga till igen och påminna dem om betalning. 

Var tydlig i utskicket att det är en förtursanmälan som de inte får vidarebefordra. 

Sätt ett sista datum att anmäla sig två veckor innan förtursanmälan så att det finns tid att fylla på platser från kön ifall gruppen inte fylls. 

• Hör av er till barn.sssk@friluftsframjandet.se om ni behöver fylla på gruppen. Det finns kölista till i stort sett alla grupper som vi ska beta av först innan vi lägger ev. lediga platser synliga öppet. 

 Under terminen 

• Skicka ut en påminnelse per mail inför varje tillfälle om när och var ni ska ses och vad de ska ha med sig. 
• Fyll i närvarolistan innan ni går ut. Komplettera gärna med ett foto på hela gruppen så att ni vet vad barnen har på sig ifall något skulle hända. 
• Följ upp hur ni ligger till i budgeten. 

Efter avslutad termin 

• Har ni pengar kvar i budget? Fundera på om ni vill köpa in något inför nästa termin. 
• Skicka utläggsredovisning enligt Utläggsredovisning  
• Kontrollera att närvaron är ifylld för alla tillfällen. 
• Rapportera äventyret för att bekräfta korrekt ifylld närvaro. 
• Skicka ett utskick till gruppen om hur planen ser ut inför nästa termin och när de kan förvänta sig (på ett ungefär) en anmälningslänk för fortsättning. Vid godkänd fotodelning så är det här ett lämpligt tillfälle att sammanfatta hur ni haft det i bildform.