Praktisk info till alla ledare i Södertälje LA

Topp

Innehåll:

Organisation
Styrelse
Kansli, föreningslokal, admin.
Bokningskalender
Utrustning, profilkläder
Möteslokal 
Miljöpolicy
Planera, administrera och kommunicera aktiviteter
E-post
Hemsidan
Sociala medier
Avgifter, avgiftsbefrielse
Ledarutbildning
Grenledare
Försäkringar
Utdrag ur belastningsregistret
Ekonomirapportering
Enkät
Långfärdsskridsko

Om du har några problem med länkarna,kontakta webmaster.

Idag är vi ca 1500 medlemmar i Friluftsfrämjandet i Södertälje varav drygt 100 är ledare eller funktionärer. Vi har för närvarande verksamhet i följande grenar: Knytte, Mulle, Strövare, Frilufsare, TVM (Tre VildmarksMål), Alpin skidskola, Snowboardskola, Längdskidor, Barnskridsko, Långfärdsskridsko, Vandring, Fjällturer och Kajak. Aktiviteterna som organiseras av respektive gren är givetvis säsongsberoende men med den bredd som FF Södertälje har pågår aktiviteter i stort sett året runt.

Utöver den löpande verksamheten har vi under ett verksamhetsår några aktiviteter/evenemang som är en möjlighet för Dig att stärka känslan av samhörighet i vår förening och samtidigt bidra till att stärka vårt varumärke. Det är Årsmötet i mars samt Ledarminglet som brukar vara i juni och december. Dessutom är föreningen delaktig i några specifika aktiviteter, Familjedagarna i Tveta samt olika kommunala arrangemang för personer med funktionsvariation (Vinterkul i Gillberga och Äventyrsdagen).

Upp

Friluftsfrämjandets organisation                                   

Friluftsfrämjandet är en nationell organisation med syfte att främja folkhälsa och livsglädje genom skidåkning och annat friluftsliv. Föreningen har tre nivåer, riksorganisationen, regioner samt lokalavdelningar. Södertälje lokalavdelning ingår i Region Mälardalen och styrs av en styrelse som väljs på årsmötet. Varje verksamhetsgren har en utsedd grenledare som har ett utökat ansvar för den specifika verksamheten och också ansvarar för rekrytering av nya ledare samt fortbildning av befintliga ledare. Styrelsen har också utsedda kontaktpersoner för respektive verksamhetsgren.

Lokalavdelningens styrelse

Vår styrelse består av 7 ordinarie medlemmar och 2 suppleanter som väljs på årsmötet i mars. Du hittar styrelsens kontaktuppgifter här på hemsidan. Här finns även namn och kontaktuppgifter till våra grenledare.

Upp

Administration

Hemsida: www.friluftsframjandet.se/sodertalje
E-postadress: sodertalje@friluftsframjandet.se
Facebook: Friluftsfrämjandet i Södertälje
Instagram: Friluftsfrämjandet i Södertälje
Postadress: Friluftsfrämjandet, Korgbollsvägen 8,
151 59 Södertälje
Bankgiro: 5469-9806
Swish: 1233-63 60 57
Organisationsnummer: 915600-2363

Upp

Bokningskalender

Vi har en kalender (teamup) för bokning av utrustning t. ex. gps:er, tält, stormkök och grytor. I bokningskalendern kan du också boka Backstugan för t.ex. ledarmöten.

Utrustning och profilkläder

Som ny ledare i Södertälje lokalavdelning utrustas du med ett Första-Hjälpen-kit samt ett profilklädesbidrag på 500 kr som kan användas för att köpa profilkläder i Friluftsfrämjandets webshop. Föreningen ser gärna att du som ledare har kläder och utrustning som tydligt signalerar att det är Friluftsfrämjandet som bedriver verksamhet.
1. Beställ önskad profilprodukt från FF-shopen (http://friluftsframjandet.jetshop.se/friluftsframjandet-shop-c-174-1.aspx)
2. Antingen väljer du tex en väst, mössa, t-shirt eller skjorta som helt täcks av de 500 kr eller så väljer du något av de dyrare alternativen och står för mellanskillnaden själv.
3. När du lagt din beställning får du en orderbekräftelse via mail, den skickar du till kassören och anger också vilket kontonummer du vill ha ditt bidrag utbetalt till.

Lokalavdelningen har också utrustning som ska användas i verksamheten, detta inkluderar t ex tält, stormkök, grillar etc. Denna utrustning förvaras i förråd på Green Storage, Forskargatan 17 i Södertälje och bokas genom föreningens gemensamma bokningskalender. Ledare som ska hämta eller lämna material till förrådet behöver ladda ner appen Green Storage och skicka ert telefonnummer till Anne Johansson tel 070 615 40 05 eller per e-post anne.johansson@friluftsframjandet.se så får ni behörighet till förrådet.
Vi har fyra 3-manstält som kan bokas till aktiviteter i föreningens regi. Medlemmar i Södertälje LA lånar gratis, medlemmar från andra lokalavdelningar som deltar i Södertäljes aktiviteter betalar 250 kr/vecka.
När tälten inte är bokade för föreningens aktiviteter kan medlemmar i lokalavdelningen hyra dessa privat.

Upp

Möteslokal

Vår möteslokal är Ragnhildsborgsbackens våffelstuga. Den rymmer ca 20 personer. Du bokar den i bokningskalendern teamup.

Upp

E-post

Föreningens e-post sodertalje@friluftsframjandet.se hanteras av styrelsens sekreterare. Dessutom har varje sektion en egen e-postadress (t.ex. barn.sodertalje@friluftsframjandet.se) som kan användas för kontakter med medlemmarna. Grenledaren väljer vem eller vilka som ska ha tillgång till denna adress.
Som ledare har du möjlighet att få en e-postadress "n.n@friluftsframjandet.se".
Denna kan man lätt vidarebefordra till sin egen e-post. Om man anger denna adress i medlemsregistret sänds eventuella medlemsutskick man gör från medlemsregistret angående aktiviteter t.ex. från denna adress och man behöver inte skylta med sin privata adress. Se instruktioner (inloggat läge) för ansökan om en e-postadress.

Hemsidan

www.friluftsframjandet.se/sodertalje sköts av våra webbredaktörer. Skicka material och information vi kan publicera där till dem, gärna en kort berättelse med några bilder om en aktivitet ni genomfört, vi vill ha en levande hemsida!
På Mina sidor (logga in först) finns material och information av många slag för ledare.

Upp

Planera/administrera och annonsera kommande aktiviteter

Vårt mål är att presentera så många aktiviteter som möjligt på hemsidan. Där administrerar vi det mesta runt aktiviteten, t.ex. tar emot anmälningar, i vissa fall betalning, gör utskick till deltagare och rapporterar statistik. Manualer finns på hemsidan. För aktiviteter med avgift 250 kr eller mer använder vi webbetalning, se detta dokument för instruktioner.

Det är din uppgift som ledare att lägga upp dina aktiviteter, och det ska göras innan aktiviteten startar. 

När en aktivitet är avslutad ska den slutredovisas i aktivitetshanteraren så att föreningen får en rättvisande statistik. Detta är viktigt i dialogen med bidragsgivare på nationell, regional och lokalnivå.

Efter avslutad aktivitet/termin följer vi upp med en enkät till deltagarna (för vandringar och långfärdsskridskoturer skickar grenledaren ut en enkät efter säsongen) . Detta är obligatoriskt och vi använder samma enkät för alla grenar! Hämta texten i detta dokument och följ instruktionerna.

Gratisannonsering i media

Ett bra sätt för Friluftsfrämjandet att synas utåt är under Evenemangsguiden eller Föreningsnytt i Länstidningen, i Södertäljeposten eller i kommunens Evenemangskalender. Styrelsen sköter införanden som rör hela lokalavdelningen, sektionerna ser själva till att den information de vill ha införd kommer till tidningen. Här finns en lathund till att göra införanden i de olika media.

Att sända ut ett pressmeddelande kan också vara ett effektivt sätt att kommunicera ut en aktivitet eller ett budskap. Här finns en mall.

Upp

Sociala medier

Policy för sociala medier

Med sociala medier avses till exempel Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, diskussionsforum mm. Sociala medier ger oss möjlighet att marknadsföra vår förening, stärka vårt varumärke och skapa kontakter och möjligheter till kommunikation. Kommunikation över internet innebär dock också risker för föreningen genom att det som skrivs och sprids ut kan få stor spridning och vara svårt att stoppa.
Styrelsen har upprättat en policy för att ledare, funktionärer, förtroendevalda och medlemmar ska få riktlinjer för hur vi kan använda sociala medier på ett positivt sätt och för att ge fler personer möjlighet att hitta till Friluftsfrämjandet i Södertälje och vår verksamhet.
Utgångspunkten är att Friluftsfrämjandet i Södertälje ser positivt på användandet av sociala medier. Vårt engagemang i sociala medier sprider vårt budskap och stärker vårt varumärke. Det stärker också bilden av organisationen som öppen och tillgänglig.

Facebook och Instagram

Föreningens Facebooksida "Friluftsfrämjandet i Södertälje" följs av många personer, såväl medlemmar som icke medlemmar. Vi vinnlägger oss om att berätta om vad som händer, ska hända och har hänt på ett positivt sätt för att ge fler personer möjlighet att hitta till Friluftsfrämjandet i Södertälje och vår verksamhet. De ledare som får redaktörsrättigheter ska följa de riktlinjer som finns i vår Policy avseende sociala medier.
Ragnhildsborgsbacken har egna Facebook och Instagram och sektionen för Långfärdsskridsko har en egen Facebooksida.

Upp

Avgifter

Medlemsavgiften i Friluftsfrämjandet för barn 0-12 år är 110 kr, för ungdomar 13-25 år är 180 kr, för vuxen 26 år och äldre är 380 kr och för familj (personer skrivna på samma adress) är 550 kr (2022-23). Medlemsåret löper från 1 oktober – 30 september.
Uppgifter om lokalavdelningens avgifter för våra aktiviteter per gång, termin eller säsong finns i sin helhet i avgiftsdokumentet.

Avgiftsbefrielse för ledare och funktionärer

Samtliga aktiva ledare, funktionärer och ledare under utbildning inom Södertälje lokalavdelning är befriade från att betala fastställda aktivitetsavgifter för alla ledarledda aktiviteter anordnade av Södertälje lokalavdelning utom kurser och cirklar samt aktiviteter anordnade i Ragnhildsborgsbacken.

Anhöriga till aktiva ledare och ledare under utbildning är avgiftsbefriade för dagsaktiviteter arrangerade av den sektion där ledaren är verksam, förutsatt att den anhörige är medlem i FF lokalavdelning i Södertälje.
Barn till aktiva ledare och ledare under utbildning inom den Ideella Barnverksamheten är avgiftsbefriade när de deltar i den ideella barnverksamheten.
Avgiftsdokumentet finns i sin helhet i dokumentsamlingen här på sidan.

Upp

Ledarutbildning

Som ledare i Friluftsfrämjandet har Du, med godkänt resultat, genomgått vår värdegrundsutbildning (interaktiv webbutbildning) samt en godkänd utbildning enligt respektive verksamhets utbildningsplan. I allmänhet görs utbildningen i flera steg: grundutbildning (2-7 dagar beroende på verksamhet), praktik samt ev. påbyggnad. Alternativt besitter Du annan validerad och godkänd kunskap.

Föreningen står för kostnaden för utbildning. Ditt bidrag är din tid och ditt engagemang. Allt om utbildning finner du på Friluftsfrämjandets hemsida "Friluftsakademin".
I den mån vår ekonomi räcker uppmuntrar vi Dig att gå kortare kurser som kan vara utvecklande för Dig och Din verksamhet. Grenledarna har en grundbudget som inkluderar utbildningar och styrelsen kan bevilja ytterligare medel om det behövs. Alla utbildningsönskemål går via grenledaren:

1. Grenledaren diskuterar och godkänner den föreslagna kursen med ledaren före anmälan. 
2. Ledaren anmäler sig till utbildningen/fortbildningen via webben och anger vid betalning lokalavdelningen som fakturamottagare. 
3. Grenledaren bekräftar före sista anmälningsdag till kursansvarig på regionen att anmälan är godkänd, tills detta är gjort är anmälan preliminär. Bekräftelsen skickas till regionmalardalen@friluftsframjandet.se. 

Upp

Grenledare

Som grenledare har Du ett utökat uppdrag som bl.a. innebär att Du är sammankallande för de andra ledarna inom Din gren (sektion) och att Du upprättar en verksamhetsplan och en budget för sektionen. Planen beskriver i korthet sektionens ledarledda aktiviteter under verksamhetsåret och innehåller en sammanfattning av sektionens utbildningsbehov. En mera detaljerad beskrivning av grenledarens roll finner du i Befattningsbeskrivning för grenledare i Södertälje FF.

Försäkringar

Alla medlemmar och ledare inom Friluftsfrämjandet är försäkrade genom medlemsavgiften till Friluftsfrämjandet. Försäkringen gäller vid olycksfallsskada som inträffar under deltagande i av Friluftsfrämjandets, dess regioner eller föreningar anordnad verksamhet samt under direkt färd till och från dessa aktiviteter. Då aktivitet sker på annan ort än hemorten (även utomlands), gäller försäkringen också under resor och vistelse i samband med denna. För skadeanmälan:
1. Ring 0771-960 960.
2. Uppge Friluftsfrämjandets avtalsnummer 64750.
3. Uppge även ditt medlemsnummer i Friluftsfrämjandet.

Alla ledare omfattas också av en ansvarsförsäkring.

Upp

Utdrag ur Belastningsregistret

För att trygga säkerheten för våra yngre deltagare måste du innan du genomgår utbildning till barnledare eller skidlärare begära ett utdrag från polisen, PM 442.14 utdrag för föreningar där personer ska arbeta med barn, se polisens sida där ytterligare info och blankett finns. Det lämnas/visas upp för styrelsens representant (Kristin Persson alternataivt Jenny Madestam) före utbildningen, och därefter vartannat år. Kuvertet ska vara oöppnat, utdraget återlämnas efter att du visat upp det.

I dagsläget ser vi det som önskvärt att man genomför Scouternas "Trygga möten" för att uppmärksamma vissa situationer och kunskap hur man kan hantera dessa. Det är för att skydda både dig som ledare och våra deltagare.

Ekonomirapportering

När det gäller ekonomin i din grupp eller aktivitet så gäller lite olika riktlinjer beroende på vilken typ av aktivitet det är du är ledare för:

Barngrupper

För barngrupperna gäller att du som ledare själv samlar in deltagar- eller terminsavgiften (kontant eller insatt på ditt eget konto) och sedan använder du av dessa pengar till de eventuella kostnader du har för verksamheten under terminen. Överskottet som blir kvar inbetalas när du är färdig med aktiviteten på föreningens bankgirokonto (BG 5469-9806 ). Använd redovisningsblanketten för att rapportera dina intäkter och utgifter och skicka till vår kassör  tillsammans med dina inskannade kvitton i samband med att du gör inbetalningen.

Resor/kurser

Om du är ledare för en resa/fjälltur/kajaktur/kurs eller liknande och vill att deltagarna skall betala direkt till föreningens konto istället för via dig går det också bra. De betalningsalternativ som då finns för deltagarna är antingen insättning via bankgiro (BG 5469-9806) alternativt via Swish på nummer 1233 - 63 60 57. I dessa fall är det mycket viktigt att du som ledare skickar en deltagarlista till kassören samt information om sista inbetalningsdag för att denne skall kunna stämma av om och när samtliga deltagare har betalat. Var noga med att tala om vad deltagarna skall skriva som referens på inbetalningen så att kassören har en chans att spåra vilken betalning som gäller vad.
I inbjudan för resor och dyrare aktiviteter måste du tydligt ange villkor för avbokning och eventuell återbetalning.

Dagsaktiviteter

Vid dagsaktiviteter såsom vandring eller kajaktur till exempel fungerar det bra antingen om du som ledare samlar in kontant betalning på plats och sedan gör en insättning för hela aktiviteten (BG alt Swish) eller om deltagarna direkt på plats betalar via Swish. I så fall kontrollerar du som ledare kvittensen som betalaren får i sin mobil direkt vid betalningen så att du är säker på att alla som deltar har betalat. Viktigt är att dessa inbetalningar märks med aktivitetens/grenens namn som meddelande i Swish, dvs kajak/vandring/Familjedag eller liknande.

Informera tydligt!

OBS!! Oavsett vilket alternativ du väljer, var tydlig med hur betalning skall göras och när den senast ska vara gjord när du bjuder in till aktiviteten. Det bör alltid finnas information om betalning i den beskrivande texten i äventyret på hemsidan.

Redovisning av utlägg/intäkter

Har du utlägg för föreningens räkning fyller du i en redovisningsblankett samt skickar denna + tillhörande kvitto direkt till kassören för att få ut din ersättning. 

Reseersättning

Milersättning 18.50 kr/mil (skattefritt) betalas till ledare/funktionär inom Södertälje lokalavdelning för följande resor med egen bil:

- Resor t.o.r. från bostaden och plats för aktivitet (även för att reka före aktivitet)
- Resor t.o.r. från bostaden till kurs/utbildning eller föreningsmöten på annan ort
- Resor för större inköp hos t.ex. grossist eller för att ta emot varuleverans

Om du har du rätt till milersättning enligt ovanstående ska du fylla i mallen för reseräkning för att få din ersättning. Samla dina resor på blanketten och skicka in efter avslutad säsong eller termin, max 2 ggr/år. Sammanlagd stäcka ska vara minst 10 mil och resorna ska vara gjorda inom de senaste 6 månaderna.
Om du har några frågor om reseersättning, hör av dig till kassören så får du hjälp. 

Styrelsen vill också påminna om vår miljö- och klimatpolicy:
"Friluftsfrämjandet i Södertälje strävar efter att minimera verksamhetens klimat- och miljöpåverkan. Enligt vår miljö- och klimatpolicy ska vi i möjligaste mån välja en plats frö verksamheten som är lätt att ta sigt till genom att gå, cykla eller åka kollektivtrafik, samt stötta samåkning då bil behöver användas."  
Upp

Långfärdsskridsko

Här finns information för alla långfärdsskridskoledare:

Säkerhetsplan

Upp