Sök på webbplatsen

Hitta lokalavdelning

Som medlem får du

  • Tillgång till Sveriges bredaste utbud av guidade friluftsaktiviteter
  • Stödjer vårt arbete med hela Sveriges friluftsliv, och mycket mer...
Bli medlem

Logga in

Närvarolistorna

Närvarolistorna är viktiga ur flera aspekter och skall fyllas i fortlöpande

Närvarolistorna skall från och med ht 2015 skötas uteslutande via google drive. Varje grupp skall ha en lista som vara tillgänglig för gruppens ledare och spindelgruppen. Listornas funktion - förutom de för gruppen självklara -  är att ge spindelgruppen:

  • fortlöpande information om gruppernas verksamhet.
  • möjlighet att kommunicera med deltagarnas föräldrar/vårdnadshavare. 
  • samla statistik till styrelse och verksamhetsberättelse.
  • underlag för sökande av kommunal aktivitetsstöd. 
  • information för skrivande av verksamhetsberättelse.
  • underlag för för ledarlistan.
  • möjlighet att kontrollera att deltagaravgifterna är betalda

Närvarolistorna är helt enkelt den möjlighet som spindelgruppen har för att enkelt kunna se att verksamheten flyter som den skall ska och att terminsavgifterna betalas.

Närvarolistorna finns alltså på elektronisk form och ligger under drive.google.com Av integritetsskäl skall närvarolistornas tillgänglighet vara begränsad. Det är bara den egna gruppens ledare och medlemmar i spindelgruppen som skall ha tillgång till dem. Det betyder att länkar till listorna inte skall göras offentliga utan all hantering av listorna skall ske via inloggning på drive.google.com. Detta betyder att de som skall hantera eller läsa listorna måste ha gmail eller ett konto på google+. Om du vill skapa ett sådant konto klicka här.

Att hantera listorna är på det hela ganska enkelt, speciellt om man har lite erfarenhet av Exel. Att observera är att det inte finns någon spara-knapp. All ändringar sparas per automatik. Begår man något större misstag kan man alltid återgå till tidigare versioner. (Klicka på länken till höger om "hjälp" i menyraden)

Varje termin skall varje grupp göra en ny närvarolista.

En tom mall för närvarolistor hämtas här.

Den ledare som skall ansvara för listan gör kopia av mallen, (Arkiv>Kopiera) döper den till ett beskrivande namn t.ex. "Mulle Stenhamra LS HT2015" och delar den med övriga ledare i gruppen och medlemmarna i spindelgruppen. (Arkiv>Dela. Ange email-adresser till de som skall ha tillgång till listan. OBS! emailadresserna skall vara gmail eller kopplade till ett konto på google+) Finns en äldre lista så gör lämpligen en kopia av den och redigera bort gammal information. 

Några saker att tänka på när man hanterar listorna

  • För varje termin skall ett nytt kalkylark skapas.
  • Använd den senaste mallen som finns att hämta ovan.
  • Skriv aldrig i gråmarkerade fält. Det kan ligga formler i fälten som räknar ut data/statistik
  • Vill du ta bort information i en cell/rad/kolumn, markera cellen/raden/kolumnen och välj Redigera>Ta bort värden. OBS! Det är skillnad på att ta bort värden och att ta bort rader/kolumner Undvik kommandot Redigera>Ta bort rad/kolumn
  • För varje termin skall ett nytt kalkylark skapas.  
  • Kommun måste anges då vi bara kan få lokalt aktivitetsstöd för invånare i Ekerö kommun. Ange även födelseår.
  • Närvaro markeras med "x", frånvaro med tomt fält. 
  • För barn som slutat eller är vilande använd "s" respektive "v". De räknas då inte in bland "aktiva barn". Även minustecknet fyller samma funktion.
  • Markera vilka som är ledarbarn (LB) i kommentarsfältet.
  • För in kontaktinformation på föräldrar/vårdnadshavare och på alla ledare i gruppen under fliken "kontakt".
  • Närvaron måste fyllas i för ledarna också.
  • Obligatoriskt att ange tidsåtgång för an aktivitet.
  • Fyll i fortlöpande och så snart som möjligt efter en aktivitet. 

Har man väl fått in namnen i listan fyller man i närvaron på mindre än en minut per gång. Vill man kan man göra det på mobilen via googles app "Drive"